Como Clínicas e Hospitais devem agir diante de casos como os ocorridos nas inundações de 2020

Os episódios de inundação no inicio de 2020 certamente resultaram na perda de inúmeros documentos em hospitais e clínicas nas cidades afetadas, dentre os quais documentos de prontuários de pacientes. Essa situação merece uma atenção especial diante da importância dessa documentação e das repercussões clínicas e jurídicas do fato.

Os prontuários médicos devem ser guardados por 20 anos, período no qual o paciente pode a qualquer momento solicitar suas informações ou sua transferência a outro controlador com o advento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A falha do controlador em cumprir essa obrigação pode trazer inúmeros prejuízos à saúde do paciente e sanções diversas à Clínica ou Hospital responsável.

Como agir em casos de perda ou destruição de documentos de pacientes
1. Notificar oficialmente o fato

O primeiro passo deve ser registrar um Boletim de Ocorrência do fato, quando se tratar de furto ou roubo de prontuários e mesmo nos casos de incêndio ou inundações que causarem a destruição dos mesmos. Esta comunicação feita imediatamente à ciência do fato servirá como prova e defesa em eventual processo futuro.

2. Notificar o ocorrido ao Conselho Profissional

É fundamental comunicar a perda dos documentos ao CRM (ou CRO no caso de dentistas).Essas entidades são responsáveis constitucionalmente pela fiscalização e normatização da prática profissional. Assim os profissionais da saúde, Clínicas e Hospitais devem se reportar e cumprir suas diretivas e resoluções.

3. Comunicar o paciente sobre a perda

O prontuário é do paciente e por isso ele precisa ser comunicado no caso de perda de sua documentação, afinal suas informações de saúde encontram-se todas no prontuário e poderiam ser utilizados para eventual diagnóstico futuro. Dessa forma deve o responsável pela Clínica/Hospital notificar o paciente acerca da perda de seu prontuário assim que for constatado o fato.

4. Providenciar novo prontuário

O Hospital ou Clínica deve providenciar a confecção de novo prontuário médico “onde anotará a ocorrência de extravio do anterior, bem como registrar que o paciente teve ciência do ocorrido” (Parecer CRMPR Nº 2041/2009) de modo a possibilitar a continuidade dos registros médicos do paciente naquela instituição.

5. Comunicar a perda à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)

Com o advento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o início de sua validade em dezembro de 2020 surge uma nova obrigação de comunicar a ANPD a ocorrência de incidente de segurança, sob pena de multa simples, de até 2% (dois por cento) do faturamento anual da empresa ou grupo, podendo chegar a 50 milhões de reais por infração, além de outras penalidades.

Em todo caso, é de suma importância que os arquivos de prontuários estejam sob controle estrito, garantindo a segurança das informações ali presentes, evitando o acesso de pessoas não autorizadas e perda ou extravio dos documentos.

Desse modo, a implementação de um programa de Compliance será fundamental para assegurar às empresas o cumprimento da nova legislação de proteção aos dados e evitar penalizações às Clínicas e Hospitais do país.

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